Spletna pošta postaja vse bolj priljubljena oblika sporazumevanja. Dnevno lahko prejmete večje število e-poštnih sporočil, ki neredko vključujejo tudi priponke. Posledično se vaš e-poštni predal še hitreje zapolni. Da izpraznite prostor vašega e-poštnega predala lahko sicer sporočila izbrišete. Samo nikoli ne morete vedeti, kdaj vam katero od prejetih ali poslanih sporočil utegne priti prav.

Na srečo obstaja odlična rešitev. Z uporabo arhiviranja v Outlooku boste sporočila iz spletne pošte lokalno prenesli na svoj računalnik ali na napravo, kjer je nameščen Outlook. Tako boste na učinkovit način sprostili prostor na strežniku. Prav tako pa boste obdržali dostop do vseh sporočil, ki ste jih spretno arhivirali. Outlook vam omogoča ročno ali pa samodejno arhiviranje e-sporočil. V nadaljevanju vam predstavljamo obe možnosti.

Ročno arhiviranje sporočil

1. Levo zgoraj kliknite na Datoteka -> Informacije -> Orodja za čiščenje -> Arhiviraj

2. Nato izberite mapo in določite starost sporočil katera želite arhivirati.

3. Možnost Vključi elemente, ki imajo potrjeno ‘Ne uporabi samoarhiviranja’ obkljukajte v primeru, če želite arhivirati sporočila ali mape, ki so iz samostojnega arhiviranja izvzete.

4. Kliknite na OK.

Po zaključku arhiviranja bodo spletna sporočila iz mape Inbox ter pripadajočih podmap odstranjena. S klikom na Archive (levi meni Outlooka) pa lahko dostopate do njih. Poleg tega pa jih lahko vedno poiščete s pomočjo iskalnika v programu Outlook.

Samodejno arhiviranje e-sporočil

Nastavitvene funkcije – Samoarhiviranje – lahko urejate poljubno.

1. Levo zgoraj kliknite na Datoteka->Možnosti->Dodatno.

2. Kliknite na Samoarhivranje; nato izberite Nastavitve samoarhiviranja.

3. Pod Samoarhiviraj vsakih ‘n’ dni določite pogostost zagona funkcije samodejnega arhiviranja; poljubno določite tudi druge nastavitve.

3. Možnost Vključi elemente, ki imajo potrjeno ‘Ne uporabi samoarhiviranja’ obkljukajte v primeru, če želite arhivirati sporočila ali mape, ki so iz samostojnega arhiviranja izvzete.

4. Kliknite na OK.

Sedaj za prostor na vašem strežniku ali e-poštnem predalu ne bo več potrebno skrbeti. Do vseh mailov pa boste še vedno lahko dostopali na vašem lokalnem računalniku.